วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องเอกสารสำคัญ ให้ปลอดภัยจากการปลอมแปลง

มิจฉาชีพหาวิธีการใหม่ ๆ ในการหลอกลวงเราอยู่เสมอ การจัดการกับเอกสารสำคัญจึงต้องเพิ่มความระมัดระวังเป็นพิเศษ โดยเฉพาะเมื่อต้องยื่นเอกสารสำคัญมากมายที่ต้องเซ็นเมื่อขอสินเชื่อหรือกู้ซื้อบ้าน การรู้วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องจะเป็นเกราะป้องกันให้เรารอดพ้นจากการถูกสวมรอยหรือนำเอกสารไปใช้ในทางที่ผิด บทความนี้ จึงได้รวบรวมทุกขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้ทุกการเซ็นของเราปลอดภัยไร้กังวล

ทำไมต้องเซ็นสำเนาถูกต้องให้รอบคอบ

การเซ็นรับรองสำเนาถูกต้องเปรียบเสมือนการยืนยันว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นข้อมูลของเราจริง หากเราเซ็นอย่างไม่ระมัดระวัง หรือละเลยรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ อาจเปิดช่องให้มิจฉาชีพนำสำเนาเอกสารของเราไปปลอมแปลงเพื่อกระทำผิดกฎหมายได้ เช่น การนำไปเปิดบัญชีธนาคารเพื่อหลอกลวงผู้อื่น หรือนำไปสมัครสินเชื่อในนามของเรา ซึ่งอาจสร้างความเสียหายทางการเงินและทางคดีความตามมาอย่างคาดไม่ถึง การเรียนรู้ วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องเอกสารจึงสำคัญอย่างมาก

วิธีเซ็นสำเนาถูกต้อง

การเซ็นรับรองสำเนาเอกสารให้ปลอดภัยนั้นมีเทคนิคง่าย ๆ ที่ทุกคนสามารถทำตามได้ ไม่ว่าจะเป็นการยื่นเอกสารเพื่อการศึกษา การสมัครงาน หรือการทำธุรกรรมทางการเงิน ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยปิดช่องโหว่ ไม่ให้มิจฉาชีพนำเอกสารของเราไปใช้ในทางที่ผิดวัตถุประสงค์ได้เลย

ใช้ปากกาสีดำเพื่อความชัดเจน

ควรใช้ปากกาสีดำในการเซ็นเท่านั้น เนื่องจากเป็นสีมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับและให้ความชัดเจนที่สุดเมื่อต้องทำการสแกนหรือถ่ายเอกสารซ้ำ การใช้ปากกาสีอื่น เช่น สีน้ำเงิน อาจทำให้เส้นหมึกจางลงเมื่อถูกทำสำเนาหลายครั้ง และที่สำคัญคือห้ามใช้ปากกาที่ลบได้โดยเด็ดขาด เพราะมิจฉาชีพสามารถลบข้อความที่เราเขียนกำกับไว้ แล้วนำไปใช้ในทางที่ผิดได้อย่างง่ายดาย

ขีดเส้นคร่อม 2 เส้น พร้อมทับบางส่วนของข้อมูล

เทคนิคสำคัญคือการขีดเส้นขนานสองเส้นคร่อมลงบนสำเนาเอกสาร โดยควรลากเส้นทับข้อมูลสำคัญบางส่วน แต่ต้องไม่ทับสาระสำคัญที่ต้องใช้ในการยืนยันตัวตน เช่น ใบหน้าในบัตรประชาชน หรือข้อมูลเลขบัตรประชาชน การขีดเส้นทับลักษณะนี้จะทำให้มิจฉาชีพไม่สามารถลบเส้นคร่อมออก หรือนำรูปภาพและข้อมูลไปตัดต่อเพื่อสร้างเอกสารปลอมได้ง่ายนัก ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีเซ็นสำเนาถูกต้องที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้มาก

ระบุจุดประสงค์ของใช้สำเนาเอกสาร

การเขียนกำกับวัตถุประสงค์การใช้งานให้ชัดเจนเป็นสิ่งที่ห้ามลืมโดยเด็ดขาด เราควรระบุให้ชัดเจนที่สุดว่าสำเนานี้ใช้เพื่ออะไร เช่น “ใช้สำหรับสมัครงานตำแหน่ง…เท่านั้น” หรือ “ใช้เพื่อเปิดบัญชีกับธนาคาร…เท่านั้น” การระบุที่ชัดเจนเช่นนี้ จะทำให้สำเนาเอกสารของเราไม่สามารถถูกนำไปใช้ในธุรกรรมอื่นนอกเหนือจากที่เรากำหนดไว้ได้ หากเอกสารตกไปอยู่ในมือของมิจฉาชีพ ก็จะไม่สามารถนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ได้

ใส่สัญลักษณ์ดอกจัน (*) หรือเครื่องหมายสี่เหลี่ยม (#)

หลังจากระบุจุดประสงค์แล้วควรเขียนข้อความกำกับลงไปในช่องว่างระหว่างเส้นขนานสองเส้นที่ขีดคร่อมไว้ และเพื่อป้องกันการเติมข้อความเพิ่มเติมจากมิจฉาชีพ ให้เราใส่สัญลักษณ์ดอกจัน (*) หรือเครื่องหมายสี่เหลี่ยม (#) ปิดหน้าและหลังข้อความกำกับนั้นเสมอ ตัวอย่างเช่น #ใช้สำหรับสมัครสินเชื่อบ้านกับ ธอส. เท่านั้น# วิธีนี้จะทำให้ไม่สามารถเติมข้อความเพื่อเปลี่ยนแปลงจุดประสงค์ในการใช้งานเอกสารของเราได้

เซ็นชื่อทับเอกสาร พร้อมใส่วันที่

ขั้นตอนสุดท้ายคือการเซ็นชื่อรับรองโดยควรเซ็นชื่อทับลงบนสำเนาเอกสารบางส่วน พร้อมเขียนคำว่า “สำเนาถูกต้อง” และที่สำคัญอย่างยิ่งคือการลงวันที่ เดือน และปี (ว/ด/ป) ที่เราเซ็นเอกสารนั้น ๆ การระบุวันที่เป็นการกำหนดอายุของเอกสารฉบับนั้น ป้องกันไม่ให้มิจฉาชีพนำเอกสารเก่าที่อาจเคยทำทิ้งไว้ไปใช้ในอนาคตได้ ถือเป็นการยืนยันว่าเอกสารนี้ใช้ได้เฉพาะวันที่ที่ระบุไว้เท่านั้น

ตัวอย่างวิธีเซ็นสำเนาถูกต้องบัตรประชาชน

บัตรประชาชนเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในการยืนยันตัวตน จึงต้องใส่ใจในวิธีเซ็นสำเนาถูกต้องบัตรประชาชน เป็นพิเศษ เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการถูกสวมรอย การเซ็นที่ถูกต้องควรประกอบด้วยขั้นตอนที่เป็นเกราะป้องกันข้อมูลส่วนตัวของเรา ดังนี้

• ถ่ายสำเนาเฉพาะด้านหน้าบัตร ควรหลีกเลี่ยงการถ่ายสำเนาด้านหลังบัตรโดยเด็ดขาด เพราะมีข้อมูลสำคัญอย่าง Laser ID ซึ่งใช้ในการยืนยันตัวตนทำธุรกรรมทางการเงิน
• ขีดเส้นคร่อมบนสำเนา ลากเส้นขนาน 2 เส้นคร่อมบนตัวบัตร แต่ให้เว้นบริเวณใบหน้าไว้ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ยังสามารถตรวจสอบและยืนยันตัวตนได้ง่าย
• ระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เขียนกำกับระหว่างเส้นที่ขีดคร่อมว่า “ใช้สำหรับ…เท่านั้น” เช่น “ใช้สำหรับยืนยันตัวตนเพื่อขอสินเชื่อบ้าน ธอส. เท่านั้น”
• ใส่สัญลักษณ์ป้องกันการแก้ไข ปิดหัวและท้ายของข้อความกำกับวัตถุประสงค์ด้วยเครื่องหมาย * หรือ # เพื่อป้องกันการเติมข้อความ เช่น ใช้เพื่อสมัครบัตรเครดิตเท่านั้น
• ลงลายมือชื่อและวันที่ เซ็นชื่อของเราทับลงบนสำเนาบัตร พร้อมเขียนคำว่า “สำเนาถูกต้อง” และระบุวัน/เดือน/ปีที่ทำรายการ เพื่อกำหนดอายุการใช้งานของเอกสาร

ตัวอย่างวิธีเซ็นสำเนาถูกต้องทะเบียนบ้าน

สำเนาทะเบียนบ้านเป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันที่อยู่และข้อมูลบุคคลในครอบครัว วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องทะเบียนบ้านก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อไม่ให้ข้อมูลที่อยู่อาศัยของเราถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ควรปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้

• ขีดเส้นคร่อมให้ครอบคลุม ลากเส้นขนาน 2 เส้นคร่อมทับระหว่างหน้าแรกที่มีข้อมูลบ้าน และหน้าที่มีชื่อและข้อมูลของเราอยู่
• ระบุจุดประสงค์การใช้งาน เขียนข้อความกำกับระหว่างเส้นขนานให้ชัดเจนว่าสำเนานี้ถูกนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใดโดยเฉพาะ เช่น “ใช้เป็นเอกสารประกอบการค้ำประกันรถยนต์เท่านั้น”
• ป้องกันการเพิ่มเติมข้อความ ใช้สัญลักษณ์ * หรือ # ปิดหน้าและหลังข้อความกำกับวัตถุประสงค์เสมอ เพื่อไม่ให้มีการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลได้
• ลงวันที่กำกับ เขียน วัน/เดือน/ปี ที่เซ็นเอกสารให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการนำสำเนาเก่ากลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
• เซ็นรับรองสำเนา เขียนคำว่า “สำเนาถูกต้อง” พร้อมลงลายมือชื่อของเราทับลงบนสำเนา เพื่อยืนยันว่าเป็นผู้รับรองเอกสารฉบับนี้ด้วยตนเอง

เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง

นอกเหนือจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านแล้ว ยังมีเอกสารสำคัญอีกหลายประเภทที่ต้องใช้วิธีเซ็นรับรองสำเนาที่ปลอดภัยเมื่อต้องนำไปทำธุรกรรมต่าง ๆ  เช่น การขอสินเชื่อบ้านกับ ธอสที่ต้องใช้เอกสารหลายรายการในการประกอบการพิจารณา การทราบวิธีเซ็นสำเนาถูกต้องเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้เรามั่นใจได้ว่าเราทำตามขั้นตอนถูกต้อง 

• ทะเบียนบ้าน
• บัตรประจำตัวประชาชน
• โฉนดที่ดิน
• หนังสือรับรองเงินเดือน
• สมุดบัญชีธนาคาร
• ใบขับขี่
• สูติบัตร
• หนังสือรับรองการทำงาน
• บัตรประจำตัวข้าราชการ
• ทะเบียนรถยนต์
• หนังสือรับรองรายได้
• วุฒิการศึกษา หรือ Transcript

สรุป วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องเอกสารสำคัญ

วิธีเซ็นสำเนาถูกต้องที่จะช่วยให้เราปลอดภัยจากมิจฉาชีพนั้นประกอบด้วย 5 หลักการสำคัญ ตั้งแต่การใช้ปากกาดำ ขีดเส้นคร่อม ระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนพร้อมใช้สัญลักษณ์ปิดหัวท้าย เซ็นชื่อทับเอกสาร และลงวันที่กำกับเสมอ เทคนิคเหล่านี้จะช่วยสร้างความปลอดภัยให้ข้อมูลส่วนบุคคลของเรา ไม่ว่าจะต้องยื่นเอกสารเพื่อทำธุรกรรมใด ๆ ก็ตาม ทำให้เราใช้ชีวิตได้อย่างสบายใจและมั่นคงมากยิ่งขึ้น

หากคุณสนใจขอสินเชื่อบ้านจาก ธอส. สามารถทำการกรอกข้อมูล เพื่อขอคำแนะนำด้านสินเชื่อ และให้เจ้าหน้าที่ธนาคารติดต่อกลับ >>> ได้ที่นี่

หรือติดต่อได้ที่ ธอส. ทุกสาขาทั่วประเทศ และสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ G H Bank Call Center :  0-2645-9000